Ça fait plus de 2 ans que nous sommes en croissance. De 6 en 2013, nous sommes maintenant 20 chez Karelab. La croissance, c’est excitant! Mais ça vient avec son lot de défis. Quand on n’était que quelques employés, tout était plus facile. Si on voulait faire X, quelqu’un se levait dans le bureau et disait:
Hey les boys (and girls), on fais-tu X ?
Si tout le monde dit oui, on le fait. Tout le monde est avisé, tout le monde sait quoi faire. Mais quand on dépasse le cap des 10 employés, on ne peut plus faire comme ça.
Je m’en suis rendu compte quand j’ai posé la question suivante à 3 employés différents:
Selon toi, est-ce que le diner est payé chez Karelab ?
Question anodine me direz-vous ? Peut-être. Mais j’ai reçu 3 réponses complètement différentes. Symptôme d’un problème beaucoup plus large.
L’information, c’est ce qui permet aux gens de trouver des nouvelles idées, de créer, et d’adopter des comportements qui feront avancer l’entreprise. Comment les gens de l’organisation peuvent-ils travailler dans la même direction s’il leur manque des informations importantes ?
En enquêtant un peu, j’ai réalisé que souvent, je suis convaincu que j’ai communiqué tel ou tel message. Mais dans le fond, je l’ai communiqué à mon Conseil des Jedi (la direction de Karelab) ou à mon Conseil des Leaders (le comité de gestion de l’entreprise), ou encore à 3-4 personnes avec qui j’étais en meeting cette semaine. J’ai souvent la fausse impression que c’est communiqué à l’ensemble de l’organisation, quand ce n’est pas le cas.
Voici 4 activités que nous avons systématisées chez Karelab et qui nous aident à mieux communiquer.
1- Le Standup
Le Standup est un de nos rituels chez Karelab. On se réunit tous les jours à 9:15, debout, en rond, et à tour de rôle, on énonce une reconnaissance et LA priorité de la journée. 15 minutes, et c’est terminé. Et une fois qu’on a fait le tour de tout le monde, on fait les annonces s’il y en a. C’est une excellente façon de communiquer rapidement, pendant que tout le monde est rassemblé au même endroit. On annonce les nouveaux clients, les nouveaux projets, les mauvaises nouvelles, les bonnes nouvelles, tout ce qui se passe dans l’organisation. Et on est hyper transparent. On ne retient aucune information, jamais.
2- Le Scrum d’après Standup
Quand un sujet, un événement, une situation nécessitent d’être adressée rapidement, on le fait à la fin d’un Standup. De façon ponctuelle, quand on en a besoin. J’appelle ça un Scrum d’après Standup. Un scrum comme font les politiciens et les journalistes. Par exemple, si un changement important vient de se produire, j’explique ce qui s’est passé, quelle décision a été prise et pourquoi. Et j’invite ensuite les gens à me poser toutes les questions qu’ils veulent. Pas de tabou. Je réponds à tout. Ça nous permet de vider la question, de s’assurer que tout le monde a l’information, et de continuer.
3- Le All-hands-meeting
L’année dernière nous avons instauré un All-hands-meeting à chaque quart. Nous nous réunissons tous pendant 1 heure et chaque Leader présente ce qui a été accompli dans les 3 derniers mois, et ce qui s’en vient pour les 3 prochains mois. On y présente aussi les grandes lignes des états financiers.
4- One-on-one à chaque semaine avec 1 employé
Je me suis rendu compte avec les années que plus on grandit, plus il est difficile pour moi de savoir comment va chaque employé. Je rencontre mes Jedi chaque semaine en One-on-one, mais je voulais aussi trouver une façon de créer ce genre de moment avec tous les employés de Karelab. Je fais donc 1 one-on-one par semaine avec un employé dont je ne suis pas directement le leader. Donc chaque quart environ, j’ai pu faire un one-on-one avec chaque employé de l’entreprise. Plus on grandira, plus ça prendra du temps avant que je réussisse à faire le tour de l’organisation, mais on est encore bon pour quelque temps ;).
Et vous, avez-vous des trucs, des idées, des suggestions pour améliorer la communication dans l’entreprise ?
2 réponses
D’abord, bravo pour toutes ces initiatives, elles font assurément une différence dans la vie professionnelle de tous vos employés. Vous semblez sensible à l’humain derrière l’employé et c’est là, à mon sens, le fondement même d’une organisation en santé. À travers tous ces exercices, j’imagine que votre défi est aussi de garder une authenticité tant dans le contenu que dans les relations qui se créent. Présence attentive, empathie, ouverture sur les différences (que ce soit dans les idées, les humeurs, les façons de dire ou de faire, etc.) et acceptation des silences sont ici des attitudes à maintenir ou à développer davantage pour véhiculer l’écoute active et, par le fait même, la confiance entre les pairs. Lorsque vous serez plus nombreux, l’instauration de « rencontres feedback » restent un bon moyen de responsabiliser vos troupes et de développer leur réflexe d’auto-formation, mais il existe aussi des formes et des approches de coaching qui peuvent davantage cibler vos besoins.
Des trucs pour une entreprise saisonnière sur le rush de avril à novembre de 75 employés sur 2 sites dont 95% des employés sont sur des chantiers de 7h à 18h?
🙂
Un tout p’tit défi de communication!