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Dans les dernières années, j’ai fait beaucoup d’erreurs. Maintenant que je suis dans une nouvelle aventure, je suis en mesure de méditer sur ces erreurs et d’en apprendre les leçons. Je me permets de les partager ici, en espérant que mes réflexions puissent peut-être aider d’autres entrepreneurs établis ou en devenir.

« People don’t do what you expect, but what you inspect » – Louis V. Gerstner Jr., ancien PDG de IBM

J’ai entendu cette phrase d’un des entrepreneurs-entraîneurs à l’École d’Entrepreneurship de Beauce. Et ça été une révélation pour moi. Ce jour-là, j’ai compris une des erreurs les plus importantes que j’ai commise dans les dernières années. Les gens ne font pas ce qu’on s’attend d’eux, mais plutôt ce qu’on vérifie. Ça peut paraitre péjoratif, mais ce n’est pas le cas. Lisez jusqu’à la fin.

J’ai toujours eu un style de leadership très ouvert avec une très grande facilité à déléguer. Et lorsque je confie tâches et responsabilités aux membres de mon équipe, je m’attends à ce qu’ils exécutent la tâche ou le projet sans que j’aie besoin de les suivre ou de les surveiller. Je m’entoure des meilleurs, ce sont des professionnels, ils vont inévitablement mener à bien le projet que je leur ai confié.

Combien de fois ai-je commencé à écrire un courriel pour demander un suivi sur un projet, pour ensuite le supprimer avant de l’envoyer. Si je recevais un courriel du genre de mon boss, je l’interpréterais comme un manque de confiance flagrant. Je suis un adulte, je suis professionnel, je vais m’arranger pour compléter avec succès la responsabilité qu’on m’a confiée. C’est ce que j’ai toujours fait avec mes clients, avec mes partenaires, avec mes banquiers, etc.

Mais ça ne se passe pas toujours comme ça

Je me suis retrouvé maintes et maintes fois devant une situation où la tâche que j’avais confiée n’était pas faite, ou pas de la bonne façon ou  trop tard, etc. Et l’entreprise en a inévitablement souffert.

Avec le temps et en faisant des recherches sur la gestion d’équipes, j’ai appris qu’il y a différents types de personnes.

Dans toutes les équipes, il y a un groupe de gens sur qui on peut compter 100% du temps. They get the job done.

Il y a aussi un 2e groupe de gens qui sont évidemment bien intentionnés, mais pour qui la demande que je leur ai faite se retrouve parmi leurs 12 mille autres priorités. Certains vont oublier. D’autres vont consciemment prendre la décision de prioriser autre chose. Après tout, si je ne l’ai demandé qu’une seule fois et que je n’ai pas fait de suivi, ce n’est probablement pas si important que ça… Ce n’est pas de la mauvaise foi. C’est la vie qui va vite, les demandes qui s’accumulent, le stress, etc.

Il y a aussi un 3e groupe, un faible pourcentage, qui eux sont tout simplement irresponsable. Ils devraient se faire indiquer la porte de la sortie, tout simplement. Ce sera le sujet d’un autre billet de blogue ;).

La solution en 4 étapes

Alors que peut-on faire ? D’abord, accepter qu’en tant que leader, c’est notre responsabilité de déléguer efficacement. C’est à nous de faire ce qui doit être fait pour que les projets qu’on délègue soient menés à bien.

Ensuite, en suivant ces 4 étapes, on maxime notre taux de succès.

1- Communiquer ses attentes

Ça peut paraitre évident, mais ça ne l’est pas. En tant que leader, on se doit de bien communiquer nos attentes quand on confie un projet à un collègue. Et ce n’est pas tout le temps bien fait. Oh, on peut se faire une longue liste d’excuses pour justifier que le coéquipier aurait dû comprendre, mais au final, à qui appartient la responsabilité ? Elle nous appartient à nous. C’est à nous de nous assurer que nos attentes sont bien communiquées, et surtout, bien comprises.

Par exemple:

Alex, j’aimerais te confier le projet de la refonte de notre présentation de ventes. Avec les derniers changements dans notre offre de service elle doit être mise à jour. Comme tu le sais, la présentation s’adresse toujours aux VP RH et les informations que nous devons y retrouver sont les suivantes: […]. J’aimerais qu’on ait une première ébauche d’ici 2 semaines. Est-ce que c’est possible pour toi ?

2- Vérifier qu’on a la même compréhension des attentes

Une fois que les attentes sont clairement énoncées, il faut alors vérifier que nous avons tous les deux la même compréhension de ces attentes.

On peut donc poser quelques questions, par exemple:

Comment comptes-tu t’y prendre pour mener à bien ce projet ?

Redis-moi en tes mots ce que tu as compris.

Quelles difficultés entrevois-tu avec ce projet ?

L’échéancier doit aussi être validé. « D’ici 2 semaines », ce n’est probablement pas assez clair. Ceci serait probablement mieux.

D’ici le 3 décembre, car j’ai une rencontre avec un client le 7, et ça nous donnera donc le temps de réviser la première ébauche.

Il est toujours mieux d’expliquer pourquoi l’échéancier doit être respecté et pourquoi cet échéancier n’est pas flexible…

3- Inspecter les attentes

Quelques jours avant la date d’échéance, il est important de valider avec notre collègue s’il s’enligne toujours pour une livraison le 3 décembre. Si ce n’est pas le cas, vaut mieux le savoir plus tôt que tard. On peut aussi demander si notre coéquipier a besoin d’aide ou de ressources supplémentaires.

Comme mentionné plus haut, certaines personnes n’ont pas besoin de ce genre de vérifications préalable à la date d’échéance. Dans ce cas, on peut ne pas le faire à tous les coups. Mais une fois de temps en temps, ça ne peut pas faire de tort. À la limite, ça démontre au collègue qu’on est là pour offrir notre aide au besoin. Et le fait qu’on s’intéresse au projet démontre son importance.

4- Adapter pour la suite

Finalement, on doit constamment chercher à s’améliorer. Et la méthode est différente pour chacun d’entre nous, en plus d’être différentes selon le collègue à qui on confie un projet. À la fin de chaque projet, petit et grand, il est intéressant de revenir rapidement sur le projet avec le coéquipier.

On peut ainsi valider que le résultat final était bel et bien aligné avec les attentes du début et discuter ensemble de ce qui a bien été ou non dans le projet. On sera ainsi mieux préparé pour le prochain projet.

Comme dans chaque compétence en général, « practice makes perfection!« . Il faut donc pratiquer, pratiquer et pratiquer.

Et vous, quels sont vos conseils pour mieux déléguer ?

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