Chaque courriel de support devient un ticket dans Notion

HelpDesk Notion par Marcan et Co. transforme chaque courriel reçu à votre adresse de support en Ticket dans Notion. Ce guide met en place la version gratuite en une quinzaine de minutes.

Le modèle Notion et n8n sont en anglais : les noms de propriétés, de nœuds et de boutons sont donc cités tels qu'ils apparaissent à l'écran.

1. Dupliquer le modèle Notion

1. Ouvrez le modèle HelpDesk Notion et cliquez sur Dupliquer (Duplicate), en haut à droite. Choisissez l'espace de travail où vous souhaitez mettre en place votre help desk.
2. La copie contient une base Tickets, une base Contacts et une page Settings. Gardez-les ensemble sous la même page.

Ne renommez pas les propriétés des bases : le workflow les retrouve par leur nom. Dans la base Tickets, New doit rester l'option de Status par défaut, puisque les nouveaux Tickets reçoivent la valeur par défaut. Vous pouvez changer la mise en page du corps des Tickets en modifiant le modèle par défaut de la base Tickets (New ▾ → ••• du modèle). Le courriel s'insère au-dessus.

2. Créer l'intégration Notion

1. Dans l'espace de travail qui contient votre copie, allez sur app.notion.com/developers/connections (Developer tools → Connections) → New connection. Donnez-lui un nom (par exemple « Notion HelpDesk »), choisissez la méthode d'authentification API token (pas OAuth) et cliquez sur Create connection.
2. Dans Capabilities, gardez Read content, Update content et Insert content, et activez Read comments et Insert comments : les suivis sont ajoutés en commentaires, et la version payante lit les commentaires.
3. Sous Integration token, copiez l'API token (icône de copie à droite du champ). Vous le collerez dans n8n à l'étape 5.
4. De retour dans Notion, ouvrez la page qui contient votre copie → ••• → Connexions (Connections) → ajoutez votre intégration. Cette page et ses sous-pages héritent de l'accès.

3. Copier les identifiants des bases

Ouvrez la base Tickets en pleine page et copiez son lien (••• → Copier le lien). L'identifiant, ce sont les 32 caractères avant ?v= :

https://www.notion.so/votreespace/1f2e3d4c5b6a79881f2e3d4c5b6a7988?v=…
                                  └─── identifiant de la base ─────┘

Faites de même pour Contacts. Vous collerez les deux identifiants à l'étape 5.

4. Obtenir vos accès IMAP

Gmail et Google Workspace : mot de passe d'application

n8n se connecte à Gmail avec un mot de passe d'application, pas avec votre mot de passe habituel.

1. Activez la validation en deux étapes du compte de support si ce n'est pas déjà fait (myaccount.google.com/security).
2. Créez un mot de passe d'application sur myaccount.google.com/apppasswords, nommé par exemple « n8n HelpDesk ». Copiez les 16 caractères sans les espaces.

Les mots de passe d'application ne sont pas offerts quand le compte se connecte uniquement avec des clés de sécurité ou utilise la Protection avancée, et un administrateur Google Workspace peut les désactiver pour l'organisation. Dans ces cas, adressez-vous à votre administrateur ou utilisez une autre boîte de support.

La version gratuite ne fait que lire les courriels. La version payante envoie aussi en SMTP avec le même utilisateur et le même mot de passe (Gmail : smtp.gmail.com, port 465 avec SSL/TLS, ou port 587 sans SSL/TLS si le 465 expire) : gardez ces informations sous la main.

Vérifier l'adressage plus

Depuis une autre adresse, écrivez à votre adresse de support avec +test avant le @, par exemple [email protected]. Le courriel doit arriver dans la boîte de support. Gmail et Google Workspace le permettent d'emblée. S'il est refusé ou n'arrive jamais, cherchez « plus addressing » ou « sous-adressage » dans l'aide de votre fournisseur et activez-le. La version gratuite fonctionne sans, mais la version payante s'en sert pour rattacher les réponses à leur Ticket.

5. Importer et configurer le workflow

1. Dans n8n, importez le workflow : depuis la bibliothèque de templates n8n, Use workflow ; depuis un fichier, créez un workflow, puis ••• (en haut à droite) → Import from File… → inbound.json.
2. Ouvrez Email received → Credential → Create new credential (IMAP) et remplissez-le avec les informations de l'étape 4.
3. Ouvrez Find Ticket, créez un accès Notion API dans son champ de credential et collez-y l'API token de l'étape 2. Choisissez ensuite ce même accès dans chacun des autres nœuds HTTP Request (12 en tout). Si c'est votre seul accès Notion, n8n l'aura déjà sélectionné.
4. Ouvrez Settings et remplacez PASTE_TICKETS_DATABASE_ID et PASTE_CONTACTS_DATABASE_ID par les identifiants de l'étape 3.
5. Enregistrez.

6. Tester, puis publier

1. Cliquez sur Execute workflow, puis écrivez à votre adresse de support depuis une autre adresse. Habituellement en quelques secondes, un Ticket apparaît dans Notion, avec le courriel comme contenu et vous comme Requester.
2. Testez un suivi. Cliquez de nouveau sur Execute workflow, car en mode test chaque clic ne traite qu'un courriel. Depuis l'adresse de l'étape 1, ouvrez le courriel envoyé (dans vos Éléments envoyés) et faites Répondre. Au lieu de créer un nouveau Ticket, ce suivi s'ajoute en commentaire au Ticket de l'étape 1.
3. Avant de publier, marquez comme lus les anciens courriels de la boîte de support qui ne doivent pas devenir des Tickets : le workflow ramasse les courriels non lus.
4. Publiez (activez) le workflow. Il reste connecté à la boîte et ramasse chaque nouveau courriel dès son arrivée.

Si une exécution échoue, corrigez la cause et relancez-la depuis Executions : un courriel déjà sur un Ticket est ignoré, donc une relance ne crée jamais de doublon.