HelpDesk Notion par Marcan et Co. transforme chaque courriel reçu à votre adresse de support en Ticket dans Notion. Ce guide met en place la version gratuite en une quinzaine de minutes.

Le modèle Notion et n8n sont en anglais : les noms de propriétés, de nœuds et de boutons sont donc cités tels qu'ils apparaissent à l'écran.

Ce qu'il vous faut

• Une instance n8n : n8n Cloud ou auto-hébergée, version récente (testé sur n8n 2.41).
• Un espace de travail Notion où vous pouvez ajouter une intégration.
• Une boîte de support que n8n peut lire en IMAP : Gmail, Google Workspace, Zoho Mail ou un hébergeur cPanel typique. Microsoft 365 n'est pas pris en charge, car Microsoft a désactivé la connexion IMAP par mot de passe.

1. Dupliquer le modèle Notion

1. Ouvrez le modèle HelpDesk Notion et cliquez sur Dupliquer (Duplicate), en haut à droite. Choisissez l'espace de travail de votre help desk.
2. La copie contient une base Tickets, une base Contacts et une page Settings. Gardez-les ensemble sous la même page.

Ne renommez pas les propriétés des bases : le workflow les retrouve par leur nom. Dans la base Tickets, New doit rester l'option de Status par défaut, puisque les nouveaux Tickets reçoivent la valeur par défaut. Vous pouvez changer la mise en page du corps des Tickets en modifiant le modèle par défaut de la base Tickets (New ▾ → ••• du modèle). Le courriel s'insère au-dessus.

2. Créer l'intégration Notion

1. Allez sur notion.so/profile/integrations → New integration. Type Internal, espace de travail : celui qui contient votre copie.
2. Dans Capabilities, gardez Read content, Update content et Insert content, et activez Insert comments (les suivis sont ajoutés en commentaires). Enregistrez.
3. Copiez l'Internal Integration Secret. Vous le collerez dans n8n à l'étape 5.
4. De retour dans Notion, ouvrez la page qui contient votre copie → ••• → Connexions (Connections) → ajoutez votre intégration. Les deux bases héritent de l'accès.

3. Copier les identifiants des bases

Ouvrez la base Tickets en pleine page et copiez son lien (••• → Copier le lien). L'identifiant, ce sont les 32 caractères avant ?v= :

https://www.notion.so/votreespace/1f2e3d4c5b6a79881f2e3d4c5b6a7988?v=…
                                  └─── identifiant de la base ─────┘

Faites de même pour Contacts. Vous collerez les deux identifiants à l'étape 5.

4. Obtenir vos accès IMAP

Gmail et Google Workspace : mot de passe d'application

n8n se connecte à Gmail avec un mot de passe d'application, pas avec votre mot de passe habituel.

1. Activez la validation en deux étapes du compte de support si ce n'est pas déjà fait (myaccount.google.com/security).
2. Créez un mot de passe d'application sur myaccount.google.com/apppasswords, nommé par exemple « n8n HelpDesk ». Copiez les 16 caractères sans les espaces.

Les mots de passe d'application ne sont pas offerts quand le compte se connecte uniquement avec des clés de sécurité ou utilise la Protection avancée, et un administrateur Google Workspace peut les désactiver pour l'organisation. Dans ces cas, adressez-vous à votre administrateur ou utilisez une autre boîte de support.

	Gmail / Google Workspace	Zoho Mail	Hébergeur cPanel
Serveur IMAP	imap.gmail.com	imap.zoho.com (comptes d'organisation : imappro.zoho.com)	habituellement mail.votredomaine.com
Port IMAP	993, SSL/TLS	993, SSL/TLS	993, SSL/TLS
Utilisateur	l'adresse de support complète	l'adresse de support complète	l'adresse de support complète
Mot de passe	le mot de passe d'application	votre mot de passe, ou un mot de passe propre à l'application si la 2FA est active	le mot de passe de la boîte

La version gratuite ne fait que lire les courriels. La version payante envoie aussi en SMTP avec le même utilisateur et le même mot de passe (Gmail : smtp.gmail.com, port 465, SSL/TLS) : gardez ces informations sous la main.

Vérifier l'adressage plus

Depuis une autre adresse, écrivez à votre adresse de support avec +test avant le @, par exemple [email protected]. Le courriel doit arriver dans la boîte de support. Gmail et Google Workspace le permettent d'emblée. S'il est refusé ou n'arrive jamais, cherchez « plus addressing » ou « sous-adressage » dans l'aide de votre fournisseur et activez-le. La version gratuite fonctionne sans, mais la version payante s'en sert pour rattacher les réponses à leur Ticket.

5. Importer et configurer le workflow

1. Dans n8n, importez le workflow : depuis la bibliothèque de templates n8n, Use workflow ; depuis un fichier, créez un workflow, puis ••• (en haut à droite) → Import from File… → inbound.json.
2. Ouvrez Email received → Credential → Create new credential (IMAP) et remplissez-le avec les informations de l'étape 4.
3. Ouvrez Find Ticket, créez un accès Notion API dans son champ de credential et collez-y le secret de l'intégration de l'étape 2. Choisissez ensuite ce même accès dans chacun des autres nœuds HTTP Request (12 en tout). Si c'est votre seul accès Notion, n8n l'a peut-être déjà sélectionné.
4. Ouvrez Settings et remplacez PASTE_TICKETS_DATABASE_ID et PASTE_CONTACTS_DATABASE_ID par les identifiants de l'étape 3.
5. Enregistrez.

6. Tester, puis publier

1. Cliquez sur Execute workflow, puis écrivez à votre adresse de support depuis une autre adresse. Habituellement en quelques secondes, un Ticket apparaît dans Notion, avec le courriel comme contenu et vous comme Requester.
2. Cliquez de nouveau sur Execute workflow et répondez à ce courriel depuis l'adresse qui l'a envoyé, dans la même conversation : la réponse s'ajoute au même Ticket en commentaire.
3. Avant de publier, marquez comme lus les anciens courriels de la boîte de support qui ne doivent pas devenir des Tickets : le workflow ramasse les courriels non lus.
4. Publiez (activez) le workflow. Il reste connecté à la boîte et ramasse chaque nouveau courriel dès son arrivée.

Si une exécution échoue, corrigez la cause et relancez-la depuis Executions : un courriel déjà sur un Ticket est ignoré, donc une relance ne crée jamais de doublon.

Aide

La version gratuite n'inclut pas de soutien direct. Pour vos questions, écrivez sur le forum de la communauté n8n.

Envie d'aller plus loin ?

La version payante ajoute les réponses envoyées depuis les commentaires Notion, les changements de Status avec un courriel de fermeture, la gestion des CC et des courriels transférés, et les alertes d'erreur. Elle utilise le même modèle Notion : passer à la version payante ne déplace aucune donnée. Inscrivez-vous à la liste d'attente pour savoir quand elle sera prête.

Vous préférez qu'on s'en occupe ? Avec l'installation par Marcan et Co., nous mettons en place la version payante dans votre propre n8n et votre propre Notion, la testons avec vous et formons brièvement votre équipe.